MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS PERSONALES

1.Base legal y ámbito de aplicación.

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (en adelante “LEPD”); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anteriormente enunciada y el decreto 886 del 13 de mayo de 2014.

La presente política será aplicable en los casos en los que el Titular diligencie el formulario de apertura de cuenta en el sitio web en el que ofrece clases de yoga, cocina y meditación, previamente grabadas, y podcast, de propiedad de DANIELA MARMOLEJO RINCÓN. Esto implica que la recolección de información y el tratamiento de los datos se efectuará en territorio colombiano, así el Titular no resida en Colombia. Así mismo se aplicarán estas políticas cuando el responsable o el encargado del tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.

A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a CAROLINA CHAVATE para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.

CAROLINA CHAVATE podrá utilizar los datos personales del Titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta de productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades, al igual que para ser suministrados ante solicitudes de autoridad competente o usuarios de los servicios prestados por CAROLINA CHAVATE.

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, CAROLINA CHAVATE le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

2.Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueven intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para los efectos de la presente política se entenderán Titulares de los datos personales, los usuarios, clientes, contratistas, proveedores, empleados, prestadores y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de CAROLINA CHAVATE

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los mismos.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando CAROLINA CHAVATE, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización a un Tratamiento por el Encargado por cuenta de CAROLINA CHAVATE

3. Autorización de la política de tratamiento.

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales CAROLINA CHAVATE, en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

CAROLINA CHAVATE al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.

A efectos de protección de la ley de Habeas Data, en caso que aplica y de ser necesario,  CAROLINA CHAVATE, contará con previa autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las entidades CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO o cualquier otra entidad de riesgo crediticio existente o por existir. 

La información de los datos personales podrá ser suministrada por CAROLINA CHAVATE al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado general, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

CAROLINA CHAVATE podrá continuar con el tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación de sus datos.

4.Responsable del tratamiento.

El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es CAROLINA CHAVATE, cuyos datos de contacto son los siguientes:

• Correo electrónico: admin@carolinachavate.com

5.Tratamiento y finalidades de las bases de datos.

CAROLINA CHAVATE, a través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con usuarios, clientes, proveedores, prestadores, contratistas, empleados, público objetivo y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos  para el cumplimiento del objeto social de la Entidad y específicamente para:

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales o de cualquier naturaleza celebradas con el público objetivo;
• Proveer información sobre nuestros productos y servicios;
• Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros usuarios, clientes, contratistas, proveedores, prestadores, empleados y otros terceros;
• Llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social;
• Programas de fidelización y actualización de datos de usuarios y clientes;
• Informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios;
• Enviar estados de cuenta de cartera;
• Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción;
• Realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago.
• EN GENERAL, CAROLINA CHAVATE obtendrá y manejará los datos personales suministrados a él por sus usuarios, clientes, proveedores, prestadores, empleados, contratistas y en general cualquier persona natural del que se tengan datos personales, para las finalidades consecuencia del desarrollo de su actividad como profesora de yoga.

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido o por conocerse, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

De igual forma, los datos personales de usuarios, clientes, contratistas, empleados, prestadores, proveedores, empleados, personas naturales con quienes se tenga alianzas establecidas en contratos y/o convenios, distribuidores, terceros y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados por CAROLINA CHAVATE con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos en ejecución de las diferentes actividades comerciales y de servicios de acuerdo al desarrollo de su actividad comercial y dar cumplimiento de esta forma al presente Manual y a las estipulaciones contenidas en la ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

6.Datos de navegación.

 El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento del sitio web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso de los protocolos de comunicación de internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con los datos de terceros, aunque no se obtenga para este fin. En esta categoría de datos se encuentran la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder al sitio web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

7.Cookies o Web bugs.

El sitio Web utiliza cookies o web bugs para recolectar datos personales del usuario, y su utilización es facilitar al usuario el acceso al sitio web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente, se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente del Sitio Web. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitado el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

8.Derechos de los Titulares.

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder.
• Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos del Titular son los siguientes:

• Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.
• Derechos de quejas y reclamos: La ley distingue cuatro tipos de reclamos: 

• Reclamo de corrección: El derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a erros, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.   

• Reclamo de supresión: El derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Reclamo de revocación: El derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. 

• Reclamo de infracción: El derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normatividad en materia de Protección de Datos.

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

9.Deberes.

El titular de los datos personales deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a CAROLINA CHAVATE la veracidad de la misma. CAROLINA CHAVATE no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular

10.Atención a los Titulares de datos.

CAROLINA CHAVATE será la Responsable de protección de datos para la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.

Correo electrónico: hola@danielamarmolejodoula.com

CAROLINA CHAVATE tendrá a su cargo las siguientes funciones:

• Conocer esta política y darle aplicación en lo que le corresponda.
• Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada directivo, empleado o persona que dentro de la empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los Titulares con los que cuente la empresa, en el sentido de que estos informen al  departamento encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos personales.

• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre datos personales.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales.
• Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular.
• Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos personales.
• Los demás consagrados en la ley.

El Responsable del tratamiento de datos personales deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales como de los documentos que la complementen. CAROLINA CHAVATE realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que en los contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte de empleados, clientes, usuarios, contratistas, proveedores, y otros terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada Titular para el manejo de los datos personales. 

Es responsabilidad de CAROLINA CHAVATE reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados.

11.Procedimientos para ejercer los derechos del Titular.

11.1. Derecho de acceso o consulta.

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

• Al menos una vez cada mes calendario.
• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de bases de datos que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, CAROLINA CHAVATE solamente podrá cobrar al Titular gastos de envió, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a CAROLINA CHAVATEenviado, mediante correo electrónico a: hola@danielamarmolejodoula.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

• Visualización en pantalla.
• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
• Correo electrónico u otro medio electrónico.
• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por CAROLINA CHAVATE.

Una vez recibida la solicitud, CAROLINA CHAVATE resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2. Derecho de quejas y reclamos.

El Titular de los datos personales puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos personales mediante un escrito dirigido a CAROLINA CHAVATE enviado, mediante correo electrónico a hola@danielamarmolejodoula.com, indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

CAROLINA CHAVATE resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12.Medidas de seguridad.

CAROLINA CHAVATE con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAROLINA CHAVATE manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.

Por otra parte, CAROLINA CHAVATE mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión ha requerido a los Encargados del tratamiento con los que trabaje, en caso que estos existan, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

En virtud de lo anterior, CAROLINA CHAVATE cuenta con un “Manual Interno de Seguridad para el Tratamiento de Bases de Datos”, las previsiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información, incluyendo las instrucciones bajo las cuales el Titular de los datos personales podrá interactuar con los datos personales de su propiedad que reposan en la base de datos que posee CAROLINA CHAVATE. De esta manera y con el fin de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular, esta obligación se ha establecido en los contratos celebrados con los Encargados y Responsables del tratamiento de datos personales.

13.Transferencia de datos a terceros países

En caso que aplique para el Responsable, y de acuerdo con el título VIII de la LEPD se prohíbe la trasferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuanto se trate de: 

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las trasmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un Responsable y un Encargado para permitir que el Encargado realice el tratamiento por cuenta del Responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

14.Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de CAROLINA CHAVATE serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad con la que se recaudaron los datos y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. CAROLINA CHAVATE procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un período de vigencia definido.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de CAROLINA CHAVATE debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales dichas modificaciones.

Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha entidad.

“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 1 DE JULIO DE 2021”